Características destacadas de la Central Virtual Cloud

Listado de Algunas de las Funciones de NVOX Cloud

Funciones de llamada

Salas de Conferencias

Podrá crear sala de reuniones para usuarios externos y internos para que puedan hablar entre sí. Se podrá tener un usuario moderador que es el administrador de la sala y que podrá poner orden en la sala, podrá proteger con contraseña para evitar intrusos. El acceso a la sala es muy fácil marcando un número, así mismo, los usuarios externos podrán ingresar ingresando un número y código.

Operadora Automática / IVR

Con la función de Respuesta de voz Interactiva (IVR), podrá automatizar completamente el enrutado de las llamadas para que los usuarios puedan maximizar su productividad. El IVR podrá reproducir un mensaje de bienvenida para luego a través de opciones predefinidas, el llamante pueda seleccionar la opción adecuada, y la acción pueda redirigirse a una extensión, grupo de extensiones, colas de Callcenter, otros IVRs, al buzon de voz, etc.

Grupos de Timbrado

Su PBX es capaz de agrupar muchas extensiones en una sola extensión marcada. Por ejemplo, si hay agentes de ventas con extensiones 101,102,103 y 104, entonces es posible asignar un grupo de timbre ‘Ventas’ que, cuando se marque, llamará a todos los teléfonos simultáneamente.

Identificador de llamadas

El identificador de llamadas es una función PBX estándar que permite que las llamadas entrantes se identifiquen por su identificador de llamadas. En la llamada, el identificador de la persona que llama entrante se muestra en la pantalla del teléfono del usuario.

Del mismo modo, todas las extensiones de PBX se pueden configurar para mostrar un determinado identificador de llamadas al realizar llamadas salientes. Esto es útil si un teléfono en particular pertenece a un departamento en particular o si una persona desea mostrar su número directo al realizar llamadas salientes.

Estacionamiento de Llamadas

El estacionamiento de llamadas permite realizar una llamada en un estacionamiento de llamadas con un número asignado. Esta llamada aparcada puede ser recogida por cualquier usuario con cualquier teléfono. La persona que llama que se coloca en el estacionamiento de llamadas tendrá música en espera mientras espera una recogida. A las llamadas se les asignan números de estacionamiento específicos al momento de la transferencia. El número de estacionamiento es esencial para este sistema, por lo que es imperativo que la persona que transfiere la llamada anote en qué número de estacionamiento se realiza la llamada: el número se lee al usuario que transfiere después de marcar la extensión del estacionamiento. Las llamadas se pueden responder simplemente marcando el número del estacionamiento.

Este sistema es extremadamente útil cuando hay teléfonos ubicados donde puede haber más de 1 usuario (por ejemplo, fábrica, sala de redacción, sala de reuniones, etc.). Las llamadas se pueden realizar en un estacionamiento, y la recepcionista puede simplemente comunicarse con quién es el destinatario previsto y decirles el código para acceder a la llamada (por ejemplo, «María, su esposo está en la línea 701» – Mary simplemente marca 701 en cualquier teléfono y está conectada a su esposo).

Transferencia de Llamada

Esta función esencial del teléfono permite a los usuarios transferir llamadas desde su teléfono. Las llamadas se pueden transferir a otro usuario, correo de voz, un número externo y otros destinos.

Las transferencias de llamadas se pueden hacer de dos maneras distintas. El primer método se llama transferencia ciega y conectará dos llamadas inmediatamente. El segundo se llama transferencia asistida, y este método conecta primero a la persona que realiza la transferencia con el destinatario previsto. Esto le da al usuario que transfiere la oportunidad de informar al destinatario que está en la línea antes de que se realice la transferencia real.

Desvío de Llamadas

Esta característica permite que las llamadas que normalmente se originarían en una ubicación determinada se desvíen a otra. Una vez que se activa el desvío de llamadas, todas las llamadas se redirigen al destino previsto inmediatamente. Las llamadas se pueden desviar a otra extensión, número de teléfono (como un teléfono celular), un IVR y más.

Un ejemplo de esta característica sería si un usuario en particular tuviera que salir de la oficina durante un período de tiempo determinado y quisiera recibir sus llamadas telefónicas en otra ubicación.

Grabación de Llamada

Se podrá activar la grabación de llamadas para rutas entrantes, anexos o extensiones que necesiten grabar las comunicaciones entrantes, salientes o internos. Posteriormente las grabaciones podrán ser escuchadas en línea desde el reporte CDR o desde el reporte de estadísticas de Call center, así mismo, también se podrá acceder desde el módulo de gestión de grabaciones para poder realizar filtros y descargas según lo que se necesite auditar.

Informes de Llamadas

El reporte CDR permite ver todos los registros de las llamadas telefónicas a través de una interfaz gráfica. La plataforma telefónica NVOX le permite filtrar por fecha, extensión, usuario, duración y más. Los totales se calculan en función de la configuración del filtro y se muestran gráficamente de varias maneras.

Esto es útil para las empresas que necesitan controlar las llamadas telefónicas y ciertas personas / extensiones que no pueden ser observadas o monitoreadas directamente constantemente.

Buzón de Voz

El correo de voz es quizás una de las características más conocidas y utilizadas de un sistema telefónico. El correo de voz permite a las personas que llaman dejar un mensaje de voz que se puede reproducir en una fecha / hora posterior. De forma predeterminada, los correos de voz tienen dos condiciones / mensajes separados que se pueden reproducir.

  • «Llamadas no disponibles»: cuando las llamadas no son respondidas.
  • ‘Llamadas ocupadas’: cuando la extensión está en una llamada o en un modo sin molestias.

Cuando una llamada llega al correo de voz de un usuario, se le pide al autor de la llamada que deje un mensaje después de un mensaje pregrabado (o automatizado). Se pueden configurar opciones adicionales para enrutar las llamadas en caso de que lleguen al correo de voz de un usuario (consulte Personal Assistant para obtener más información).

Su PBX es capaz de admitir cientos de buzones de correo de voz separados. Su PBX también tiene funcionalidad de correo de voz a correo electrónico, lo que permite que los mensajes de correo de voz se entreguen directamente a la dirección de correo electrónico de un usuario donde se pueden escuchar sin el uso de su teléfono de escritorio.

Buzón de Voz a Correo Electrónico

La función PBX de correo de voz a correo electrónico cuando está habilitada, envía una copia del mensaje de correo de voz de un usuario a su dirección de correo electrónico especificada. Esta función permite a los usuarios escuchar sus mensajes de correo de voz por correo electrónico o dispositivo de teléfono inteligente sin tener que usar físicamente su teléfono de escritorio.

Esta característica tiene muchas ventajas inherentes, sin embargo, debido a los requisitos que requieren el uso de un servidor de correo electrónico externo, la suscripción a un servicio de correo electrónico puede ser obligatoria para que esta función funcione.

Sígueme

Esta función se controla en el panel de usuario de PBX.

Una vez habilitada, la función Sígueme dirigirá las llamadas a extensiones alternativas/destinos externos (como teléfonos móviles o fijos) en caso de que una llamada persista (suene) más tiempo que el número de segundos definido. Al principio, el sistema hará sonar la extensión inicial durante el número definido de segundos (recomendamos 15 segundos). Una vez que expira la duración definida, el sistema dirige la llamada para que llame a la(s) extensión(es) y/o destinos externos listados como números sígueme. La llamada puede ser aceptada o rechazada por un dispositivo externo (como un teléfono móvil) sin que la persona que llama tenga conocimiento de esto. Un rechazo enviará finalmente la llamada al correo de voz ocupado de la primera extensión (original)*.

Esta característica garantiza que una persona que llama nunca llegará al sistema de correo de voz de un dispositivo externo. Esto es extremadamente beneficioso porque garantiza que los correos de voz de destino sígueme (como el correo de voz personal de un usuario móvil) nunca se alcancen. Tenga en cuenta que una vez que se responde una llamada en un dispositivo externo, no se puede transferir de nuevo al sistema (por ejemplo, a una extensión, grupo de llamadas, cola de llamadas, etc.).

* El sistema telefónico es capaz de enrutar la llamada final (sin respuesta) a muchos destinos diferentes (como correos de voz, otras extensiones, IVR, colas de llamadas y más). Esta es una característica avanzada de sígueme y requiere configuración adicional.

Asistente Personal

Esta función se controla en el panel de usuario de PBX.
El PA (Personal Assistant) permite un control avanzado del sistema de correo de voz de un usuario. Es algo similar a la función Sígueme; sin embargo, les da a las personas que llaman más control. En esencia, el PA es un mini-IVR (respuesta de voz interactiva) para el correo de voz.

Cuando una persona que llama llega al PA de un usuario, se le presenta un mensaje grabado. Este mensaje les indicaría que hay opciones además de simplemente dejar un mensaje. Por lo general, los mensajes de voz de PA darían a las personas que llaman la opción de dejar un mensaje O intentar ponerse en contacto con la parte prevista. PA se puede configurar para trabajar con correos de voz «no disponibles» y / o «ocupados».

Por ejemplo, una persona que llama llega a su correo de voz y se le da la opción de: presione 1 para llamar a su móvil, presione 2 para ir a la sede Surco, presione 0 para comunicarse con la recepción o deje un mensaje. Esto asegura que la persona que llama pueda ponerse en contacto con una parte apropiada si así lo desea, o simplemente dejar un mensaje.

Operadora Automática / IVR

Una función de respuesta de voz interactiva (IVR) / operador automático es quizás una de las características más deseables para un PBX empresarial. Un IVR reproduce un mensaje automatizado para todas las personas que llaman entrantes. Este mensaje se reproduce para el autor de la llamada, especifica las opciones que están disponibles para ellos y, posteriormente, le pide que realice su selección en función de la naturaleza de la llamada. Una vez que la persona que llama elige la opción adecuada, la llamada se puede enrutar a la parte prevista, extensión, departamento, etc. Los IVR son herramientas muy robustas y eficientes en cualquier entorno empresarial, y trabajan para disminuir la cantidad de tiempo que se pasa innecesariamente en el teléfono con una persona que llama. Dado que todo el sistema está totalmente automatizado, las llamadas se enrutan con más eficiencia y los empleados pueden maximizar su productividad.

No Molestar

La función de no molestar permite a los usuarios establecer una condición en sus teléfonos que rechazaría automáticamente una llamada. Esto es algo similar al desvío de llamadas, excepto que cualquier llamada entrante terminará para el correo de voz «ocupado» de los usuarios (las llamadas regulares no respondidas terminan en el correo de voz «no disponible»). Esta función es útil cuando un usuario está ocupado con una tarea importante y no puede permitirse atender una llamada (por ejemplo, reunión importante, tarea importante, almuerzo, etc.).

Condiciones horarias

La función condición horaria permite enrutar una llamada en función de la hora, el día de la semana o el mes. Esta función puede ser útil para enrutar llamadas de manera diferente después del horario comercial, durante fines de semana, días festivos, etc. Un buen ejemplo de esta característica en uso sería reproducir a las personas que llaman un mensaje que indique que el negocio está cerrado actualmente. El mensaje puede informar a la persona que llama del horario comercial regular y pedirle que deje un mensaje o simplemente devuelva la llamada durante el horario comercial.

Detección de Llamadas

La función de filtrado de llamadas, cuando está habilitada, evita que un número llame al sistema telefónico. Esto es útil para evitar llamadas / solicitudes no deseadas, prevenir el acoso y / o abuso, detener a las compañías de telemarketing que simplemente no se dan por vencidas, y más.

Grupos de Timbrado

Su PBX es capaz de agrupar muchas extensiones en una sola extensión marcada. Por ejemplo, si hay agentes de ventas con extensiones 220, 221, 222 y 223, entonces es posible asignar un grupo de timbre ‘Ventas’ que, cuando se marque, llamará a todos los teléfonos simultáneamente.

Se pueden configurar opciones adicionales como: la estrategia de timbre (llamar a todos, llamar secuencialmente, llamar primero disponible y más), tiempo máximo de llamada, anuncio (para reproducir a la persona que llama antes de marcar el grupo), si para llamar o reproducir música, y más.

Esta característica es útil para IVR y colas de llamadas, ya que las llamadas entrantes se pueden dirigir a todo un departamento con facilidad. Esto también puede ser útil si desea ponerse en contacto con un grupo de teléfonos internamente (agentes de soporte técnico). Es tan simple como asignar esos teléfonos a un grupo de timbre (como 601) y marcarlo desde cualquier teléfono del sistema.

Salas de Conferencias

La función de sala de conferencias de su PBX funciona para crear una sala de reuniones en la que los usuarios (tanto interna como externamente) puedan llamar y hablar entre sí. Las salas de conferencias pueden ser moderadas por un usuario administrador, y también pueden estar protegidas con contraseña para evitar que las personas que llaman no deseadas accedan a ellas. Los usuarios pueden acceder internamente a la sala de conferencias marcando el número de acceso a la sala de conferencias. Los usuarios externos pueden acceder a la sala de conferencias introduciendo un código numérico después de marcar un número.

Por ejemplo, su sala de conferencias se puede vincular a su mensaje IVR sin que nadie lo sepa. Una persona que llamaba marcaría su número comercial habitual, y una vez que llegara al mensaje IVR, ingresaría el código de acceso (#XXX) seguido de la contraseña, y se conectaría a la sala de conferencias.

Las conferencias se pueden configurar fácilmente contactando a una o más partes a través de la marcación de extensión. Sin embargo, esta conferencia tiene una funcionalidad restringida y es posible que no funcione con terceros.

Directorio Telefónico

Esta es una característica a la que se puede acceder tanto externa como internamente. Cuando se llama al directorio, se le pide al autor de la llamada que escriba las tres primeras letras del nombre o apellido de un usuario. El directorio buscará y hará coincidir la entrada con el usuario más probable y reproducirá el nombre de ese usuario para su verificación.

Intercomunicación y Megafonía

Un intercomunicador es una gran característica para tener en un entorno donde los mensajes deben transmitirse rápidamente a los usuarios a través de distancias u oficinas. La paginación/intercomunicador permite a los usuarios ponerse en contacto entre sí directa e inmediatamente a través del altavoz (el intercomunicador y la radiobúsqueda se responden automáticamente).
El intercomunicador permite a un usuario ponerse en contacto con otro usuario (o usuarios en un grupo de anillos) al instante. Todas las partes pueden hablar y escucharse mutuamente.
La paginación permite a un usuario ponerse en contacto con un grupo de usuarios simultáneamente. Esto difiere de la función de intercomunicador debido al hecho de que es una señal de audio unidireccional, lo que significa que los que se paginan no pueden responder al buscapersonas.

Estas dos características tienen muchos usos ventajosos. Uno de esos usos sería eficiente en un entorno de trabajo grande, como un almacén o una oficina grande. Si un usuario tenía un mensaje importante para transmitir a toda la oficina, simplemente marcaría el código de página que contactó a todos los departamentos / oficinas y pronunciaría el mensaje. Todos (excepto los que están en el teléfono) serían notificados instantáneamente.

Nota: Es posible que el intercomunicador y la paginación no funcionen en ciertos teléfonos.

Campo de luz ocupado (BLF)

Campo de luz ocupado (BLF) es un indicador iluminado (verde o rojo) en su teléfono (o módulo de expansión) que se puede configurar para indicar el estado de ciertas condiciones / características de PBX.

Ejemplos de BLF que pueden indicar el estado son:

  • Si una extensión está en uso (si un usuario está en el teléfono o no)
  • Marcación rápida cuando se presiona la tecla
  • Si hay o no una llamada estacionada (esperando la recuperación de alguien)
  • Si la opción no molestar está activada o no.
  • Si un desvío de llamadas está activo o no.

Un buen ejemplo de la BLF de «extensión en uso» sería si alguien llama y desea comunicarse con Jim en la extensión 220. La recepcionista echaría un vistazo al panel de BLF en su teléfono y vería que Jim está en su teléfono (la luz al lado del nombre de Jim es ROJA), la recepcionista puede preguntarle a la persona que llama si desea o no dejar un mensaje, o intentarlo más tarde. Si la persona que llama quiere dejar un mensaje, la recepcionista simplemente transfiere la llamada directamente al correo de voz de Jim (*95*220).

Espiar Llamada

La función Call Spy permite a ciertos usuarios privilegiados escuchar cualquier llamada telefónica. Esta característica no permite que el usuario que usa Call Spy interactúe con ningún miembro de la llamada que está siendo espiado. Esta característica tampoco alerta a la parte que está siendo espiada de que alguien más está escuchando.

Esta característica puede ser útil si un ejecutivo desea escuchar una llamada activa en vivo sin que la parte de la llamada lo sepa.

Acceso Directo al Sistema Interno (DISA)

El acceso directo al sistema entrante (DISA) es una característica del sistema que permite al usuario acceder al sistema telefónico desde fuentes externas. Esta función permite a los usuarios (por ejemplo, en un dispositivo móvil) conectarse al sistema telefónico para verificar el correo de voz, realizar llamadas, marcar extensiones y más. Esta función funciona solicitando a los usuarios que primero marquen un número aplicable (este puede ser su número comercial regular o un número especial específicamente para este propósito), luego (esto se recomienda encarecidamente) marque un código de característica especial que luego le pedirá al usuario que ingrese un código PIN especial. Después de ingresar las credenciales, el usuario tiene acceso a su sistema casi como si estuviera en su escritorio.

Un ejemplo de esto sería si un empleado necesitara ponerse en contacto con un cliente cuando no está actualmente en la oficina. El empleado puede marcar el número especial, ingresar el código de característica (#XXXXX), ingresar el PIN (XXXXX) y proceder a realizar una llamada. Esto es beneficioso si el empleado (o empleador) solo quería que los clientes vieran el número de identificación de llamadas del trabajo, y no el identificador de llamadas móvil personal o del trabajo del empleado. Otro beneficio único de esta característica es que la persona que llama puede usar el servicio de larga distancia del sistema telefónico sin preocuparse por pagar ridículas tarifas de larga distancia móvil por minuto. En efecto, DISA puede funcionar para ser una tarjeta de visita para los empleados.

6 Funciones de Comunicaciones Unificadas

Video Conferencia

Incorporamos una solución robusta de Video conferencia que le permitirá comunicarse con sus colaboradores, clientes, proveedores o familiares de manera fácil y eficiente. Además puede transferir archivos, compartir la pantalla y más.

Portal de Usuario

El usuario tendrá la posibilidad de ingresar al Portal del Usuario donde podrá administrar las siguientes opciones. Desvío de llamadas, historial de llamadas, llamada en espera, grabación de llamada, no molestar, sígueme, presencia, correo de voz visual, mensaje de voz, gestión de saludos de correo de voz, etc

Asistente Personal

Esta función se controla en el panel de usuario de PBX.
El PA (Personal Assistant) permite un control avanzado del sistema de correo de voz de un usuario. Es algo similar a la función Sígueme; sin embargo, les da a las personas que llaman más control. En esencia, el PA es un mini-IVR (respuesta de voz interactiva) para el correo de voz.

Chat

Con nuestra aplicación Softphone WebRTC dispones de un completo chat capas de compartir pantalla, compartir archivos y enviar audios de voz.

Multi Dispositivo

Con NVOX puede tener múltiples dispositivos conectados a un solo número de extensión, por ejemplo John Smith tiene la extensión 2000 que tiene conectados varios dispositivos como Desktop Phone, Mobile Phone y un Sofphone instalado en su computadora, todos estos dispositivos tienen el mismo número de extensión y cuando alguien llama a John, tendrá la posibilidad de contestar la llamada en cualquiera de los tres dispositivos. También puedes gestionar desde cualquiera de los dispositivos desvíos de llamadas, DND, sígueme, buzón de voz, etc.

Video Conferencia

Incorporamos una robusta solución de Videoconferencia que te permitirá comunicarte con tus colaboradores, clientes, proveedores o familiares de forma fácil y eficiente. No solo es videoconferencia, sino que también puede transferir archivos y compartir pantallas y más.

Portal de Usuario

El usuario tendrá la posibilidad de entrar en el Portal de Usuarios donde podrá gestionar las siguientes opciones:
– Desvío de llamadas
– Historial de llamadas
– Llamada en espera
– Grabación de llamadas
– No molestar
– Sígueme
– Presencia
– Correo de voz visual, etc.

Asistente Personal

Esta función se controla en el panel de usuario de PBX.
El PA (Personal Assistant) permite un control avanzado del sistema de correo de voz de un usuario. Es algo similar a la función Sígueme; sin embargo, les da a las personas que llaman más control. En esencia, el PA es un mini-IVR (respuesta de voz interactiva) para el correo de voz.

Cuando una persona que llama llega al PA de un usuario, se le presenta un mensaje grabado. Este mensaje les indicaría que hay opciones además de simplemente dejar un mensaje. Por lo general, los mensajes de voz de PA darían a las personas que llaman la opción de dejar un mensaje O intentar ponerse en contacto con la parte prevista. PA se puede configurar para trabajar con correos de voz «no disponibles» y / o «ocupados».

Por ejemplo, una persona que llama llega a su correo de voz y se le da la opción de: presione 1 para llamar a su móvil, presione 2 para llegar a la oficina de Florida, presione 0 para comunicarse con la recepción o deje un mensaje. Esto asegura que la persona que llama pueda ponerse en contacto con una parte apropiada si así lo desea, o simplemente dejar un mensaje.

Softphone

Con nuestra aplicación Softphone WebRTC dispones de un-teléfono virtual completo sin necesidad de instalar nada y además funciona en cualquier sistema operativo y navegador. Algunas de las características del softphone:
a. Llamadas de voz / video.
b. Chat.
c. Compartir pantalla.
d. Uso compartido de archivos.
e. Presencia y más.

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